AOSCC 2024 工作组例会
本页展示 AOSCC 2024 工作组的第一次例会纪要，本次例会讨论了如下话题：
场地申报
- 之前预计举办会议阻力较大，但是经过沟通，学院领导在询问活动规模、性质之后给予了支持；需要提前办理手续
- 场地情况：
- 230-240 个影院座椅
- 落地式投影或屏幕
- 不太确定是否有设备展示的空间，可能需要搬一些桌椅来
- 下一步需要跟校方推进大型群众活动申请相关手续，需要找一位老师挂靠
- 内容大概有各种安全保障及措施
- 需要跟学校讨论能够接受的人数规模
- 沟通校方是目前优先级最高的工作
- 最早 6 日开始办；准备好材料后，保卫处审批较快，预期两周以内（5/18 前）
物流安排
- 用于展示的设备、会场需要的各种物资（纪念品、贴纸、会务用品等）需要物流，并且暂存一段时间
- 可以以 TechCiel 家为暂存基地；宿舍不太可能提供暂存服务；可以向团委借仓库等（不太放心，不清楚具体流程）
- 最坏的情况是衣服不当场发，但可能增加物流成本；亦可考虑通贩（提前寄送给订购者及志愿者）
志愿者分工
- 志愿者分工视场地具体需要即可，无需划分分管范围
- 吉林大学志愿者可提前调查当地餐饮、住宿等条件
- 主要工作有：
- 维护秩序
- 指引参会人员
- 探索周围的地方，提供各方面信息
签到流程
- 报名可采用 WPS 表单并利用其二维码回执功能对号
- 抽奖号码在第一次签到时发放；第二天签到时若第一天签过，则无法继续领取
- 保留签到人员以便发放抽奖票、福利和引导参会人员
纪念品与福利
- 各类文创的图案设计需要人力
- 除往年的贴纸、帆布袋和文化衫外，今年计划探索如下纪念品的可能性：
- 保温杯（需调查成本）
- 亚克力（？）钥匙串
- 创建 WPS 或其他平台的协作文档以便记录其他周边的点子、设计图案、成本等草稿和需要
- 表情包可用于文创，在五月底前可以完成一部分
- 与往年一样，可采购余量以便照顾不能到会的人（福利只需邮费）
- 帆布袋可以“预处理”，装入参会发放的各种东西
- 需要一个特别设计的留言板或留言簿（签到墙可能不好做）？
- 可考虑使用 KT 板和可擦写白板笔
- 需要有人看着，以防写上预料之外的东西
- 资金处理方式
- 会场福利作为 AOSCC 2024 会务预算进行众筹
- 其他纪念品根据订单收费
- 有不在会场工作，但为物流方面提供支持的同学，是否需要为他们提供志愿者衣服？
- 照例提供，通过上述会务预算众筹提供
签名派对
- 签名派对（Key Signing Party，下略 KSP）要严格限定在午饭时间或结束后以便在时间安排上给出冗余，避免 AOSCC 2023 时导致的日程延后
- 需要一个熟悉流程的主持人
- 考虑和设备展示同期，避免不参与 KSP 的与会者等候
嘉宾与讲者
尽量邀请一线工作的人作为讲者
秩序手册/参会指南
秩序手册计划于审批后处理，与报名表同期发布（约五月底）
前期宣传
- 可考虑做一个讲者及志愿者跟大家打招呼的宣传视频（可选不露脸）？
- 有些人可能不能接受；对于一部分人来说，写寄语就是极限了
后续安排
- 透明度：AOSCC 工作组的相关文档及事项，会在贡献者范围内及 AOSCC 工作组范围内 RFC 后公开发布
- 下次会议在会议场地相关手续办理完毕之后举行